De nos jours, les tablettes et le WIFI sont aussi courants que les casques et les gilets haute visibilité. Les équipes gagnantes utilisent Touchplan pour mieux collaborer, travailler plus intelligemment et améliorer leurs résultats. Chez Touchplan, notre objectif est de constituer des équipes exceptionnelles qui exécutent des projets impressionnants, qui se déroulent sans heurts, se terminent à temps ou en avance, et utilisent l’intelligence collective de toute l’équipe pour apprendre et résoudre les défis chaque jour.
À la base, Touchplan est conçu pour aider à identifier les obstacles dans la planification anticipée, suivre les engagements hebdomadaires et surveiller si les tâches sont terminées à temps, en avance ou en retard. Pour commencer, passons en revue les grands principes de Touchplan ci-dessous :
Vous verrez ces principes en action lorsque nous parcourons les détails de l’utilisation de Touchplan.
Ce que vous allez apprendre
- Comment comprendre la disposition du plan tactile
- Comment configurer un projet
- Comment construire un plan
- Comment organiser une réunion hebdomadaire
De quoi as-tu besoin
Comprendre la disposition du plan tactile
Lorsque vous vous connectez pour la première fois à votre compte Touchplan, vous remarquerez la liste des projets sur le côté gauche de l’écran. Dans la liste des projets, vous pouvez accéder à tous les projets auxquels vous avez été invité et sur lesquels vous êtes autorisé à travailler.
Sautez dans un projet en cliquant sur le nom du projet, une fois que vous êtes dans le projet, il y aura une liste de plans de phase sur le côté gauche du tableau de bord du projet. Les plans de phase sont les objectifs plus petits et réalisables du projet qui ont été répartis en conseils de planification distincts et mènent à l’achèvement global du projet. Comprendre la disposition du projet peut vous aider à organiser les plans de phase pour guider les administrateurs et les utilisateurs de base tout au long du projet.
Au centre de l’écran se trouve le tableau de bord Project Insights. Ici, l’équipe peut surveiller la santé du projet, la participation aux rôles, l’achèvement des tâches, etc., pour faire des découvertes et des améliorations basées sur des informations. Le tableau de bord Insights vous permet de surveiller dans quelle mesure les équipes individuelles prévoient d’atteindre leurs objectifs tout au long du projet.
Si vous souhaitez télécharger les métriques à partir du tableau de bord Insights, sélectionnez le bouton à trois points dans le coin supérieur droit de la vignette d’informations. Sélectionnez le format que vous souhaitez et cliquez sur Télécharger.
Comment configurer un projet
Vous êtes maintenant prêt à commencer à configurer votre projet. La première étape lors de la mise en place d’un projet consiste à créer des plans de phase. Pour créer un nouveau plan de phases, sélectionnez + Plan dans le coin supérieur gauche de la liste des plans de phases et ajoutez le nom du plan de phases et les dates de début et de fin. Cliquez sur Enregistrer et le nouveau plan de phase sera ajouté au projet
Après avoir créé des plans de phase, vous pouvez commencer à ajouter des membres au projet, à créer des rôles, etc. Vous pouvez le faire en sélectionnant les trois points en haut de la liste du plan de phase qui vous permettront de modifier les paramètres du projet, d’ajouter des membres du projet, de modifier/ajouter des emplacements ou des rôles, d’utiliser l’outil d’alignement principal ou d’exécuter des rapports.
Avant de pouvoir commencer à ajouter des membres au projet, vous devez comprendre les types d’utilisateurs que vous pouvez avoir :
- Utilisateur Admin : Les membres de l’équipe du projet ou ceux qui animeront les réunions Touchplan. Les administrateurs auront la possibilité de créer/modifier/mettre à jour une tâche dans n’importe quel rôle et un accès complet à tous les paramètres du projet.
- Utilisateur de base : un membre invité à participer aux réunions et à la planification de Touchplan. Ces utilisateurs peuvent se voir attribuer un ou plusieurs rôles, et ce seront les tickets qu’ils pourront créer/modifier/mettre à jour.
Maintenant que vous comprenez les deux types d’utilisateurs dans Touchplan, vous devrez les ajouter au projet et leur attribuer leur(s) rôle(s) spécifique(s). Cliquez sur le bouton à trois points en haut de la liste des plans. Dans le menu déroulant, sélectionnez Membres, cliquez sur + Membre, entrez leur adresse e-mail associée à leur compte Touchplan et attribuez-leur un ou plusieurs rôles. Une fois que vous avez sélectionné Enregistrer, le projet sera ajouté à leur liste de projets s’ils ont un compte Touchplan et ils recevront un e-mail les invitant au projet.
Conseil : les utilisateurs n’ont pas besoin d’attendre l’e-mail pour y accéder, n’importe qui peut créer un compte gratuit sur Touchplan.io à tout moment
Pour ajouter ou modifier des rôles dans un projet, cliquez sur Rôles dans le menu déroulant à trois points, puis sélectionnez + Rôle pour créer un rôle pour l’entreprise ou la discipline de chaque membre de l’équipe – attribuez au rôle un nom et une couleur de rôle pour être facilement identifié dans chaque régime. Dans la section suivante, nous verrons comment créer un plan. Le processus de planification global est simple : les équipes travailleront en collaboration pour créer un calendrier détaillé. Vous commencerez avec un plan vierge et vous vous concentrerez sur la création d’une séquence de tickets.
Comment construire un plan
Une fois que vous avez terminé la configuration de votre projet, il est temps de passer à votre nouveau plan de phase. Lorsque vous entrez dans un plan, la vue en plan est divisée en deux côtés à l’aide de la ligne active. Sur le côté droit de la ligne active se trouve le côté séquençage de haut niveau et sur le côté gauche se trouve le calendrier prévisionnel. Le Look Ahead Schedule vous permet d’attribuer des dates aux tickets et sera votre principal espace de planification.
En tant qu’administrateur, vous pouvez déplacer la ligne active pour créer plus d’espace de planification sur le côté gauche du plan. Pour déplacer la ligne active, cliquez sur la ligne active et sélectionnez une date dans la fenêtre contextuelle du calendrier.
Ensuite, vous souhaiterez créer des couloirs de natation et des emplacements dans votre plan pour configurer des zones désignées et prédéterminées dans le projet dans Touchplan. Sélectionnez Emplacements dans la barre d’outils de gauche dans n’importe quel plan, puis Ajouter un nouvel emplacement. Les emplacements seront basés sur les différents emplacements identifiés tout au long de votre projet (c’est-à-dire l’étage 1, la zone A, le côté nord, etc.).
Les Swim Lanes sont des guides visuels dans le plan qui vous permettent de voir où les billets doivent être placés tout au long du plan. Pour créer un Swim Lane, cliquez sur l’onglet Plan Actions en haut à droite de la vue en plan. Dans le menu déroulant, sélectionnez Ajouter un couloir de natation, et une ligne ombrée apparaîtra dans la vue en plan. Entrez le nom de Swim Lane et choisissez une couleur, cliquez sur Enregistrer une fois que vous avez terminé.
Conseil : Ayez les noms de vos couloirs de natation et de vos emplacements correspondants. Cela facilitera le filtrage et la création de rapports.
Maintenant que vous avez configuré votre plan, vous pouvez commencer à créer et à ajouter des tickets. Dans le coin inférieur droit de la vue en plan, vous pouvez choisir parmi trois options de ticket :
- Contraintes : l’option de ticket de cercle, une condition hors du contrôle de l’équipe de projet qui doit être satisfaite pour terminer les tâches planifiées. Ex. RFI ou Soumission
- Tâches : l’option ticket carré, tâches ou activités à accomplir.
- Jalons : l’option de billet diamant, les objectifs du plan que les utilisateurs de base sont censés atteindre.
Une étape clé lorsque vous créez un plan pour la première fois consiste à ajouter des tickets d’étape pour afficher les événements clés de votre plan. Ces tickets d’étape peuvent représenter l’achèvement d’un objectif dans le plan ou la fin du plan (par exemple, Rough-In Complete, Handoff of Level 1, etc.). Pour ajouter un ticket d’étape, sélectionnez l’icône en forme de diamant dans le coin inférieur droit, puis dans la fenêtre d’édition du ticket, donnez-lui un nom et enregistrez. Après avoir enregistré le ticket d’étape, il sera placé dans la zone de brouillon grise en bas de l’écran. Votre zone de brouillon n’est visible que par vous et les tickets seront disponibles dans n’importe quel plan du projet.
Après avoir ajouté les tickets d’étape, il est temps de créer vos tâches. Sélectionnez l’icône carrée dans le coin inférieur droit, entrez la description de la tâche, l’emplacement du travail, la taille de l’équipe et la durée du projet. Lors de la création de tickets de tâche, il est préférable de limiter la durée de la tâche à cinq jours ou moins, ce qui facilite le suivi et la mise à jour des tickets épinglés.
Astuce : Demandez à chaque membre du projet de créer ses tâches pour maximiser la collaboration de l’équipe. Parfois, les administrateurs commettent l’erreur d’aider un utilisateur de base à effectuer certaines de ses tâches – cela se traduit par une occasion manquée pour une discussion collaborative entre les utilisateurs de base qui, autrement, générerait un meilleur plan.
Une fois que vous avez commencé à planifier, vous souhaiterez créer des contraintes ou des conditions qui échappent au contrôle de l’équipe de projet mais qui sont nécessaires avant que des tâches spécifiques puissent commencer (c’est-à-dire RFI, soumissions, etc.). Pour créer une contrainte cliquez sur le ticket cercle en bas à droite. Dans la fenêtre de modification du ticket, entrez une description et attribuez la contrainte à un membre de l’équipe en cliquant sur Attribué à et en sélectionnant son nom dans le menu déroulant. (Ajoutez une Date de besoin ou un Emplacement à la contrainte, si nécessaire.) Cliquez sur Enregistrer et faites-le glisser sur le plan. Si vous avez attribué la contrainte à quelqu’un d’autre, il verra une notification dans sam fenêtre de plan qu’il accepte.
Si la contrainte est en retard (c’est-à-dire planifiée après tSi la contrainte est en retard (c’est-à-dire planifiée après la date de besoin), une bordure rouge apparaîtra autour d’elle. Toutes les contraintes sont organisées dans le journal des contraintes sur le côté gauche de la vue en plan. Cliquez sur dans le journal des contraintes pour vérifier rapidement leur statut, voir plus de détails, ajouter des notes et marquer la contrainte comme terminée.
Conseil : rendez une contrainte ou un jalon disponible dans tous les plans d’un projet en sélectionnant Ajouter à la chronologie dans la fenêtre de modification du ticket. Le ticket sera ajouté à la chronologie et vous permettra de lier les activités entre les plans.
Après avoir créé vos tickets, vous êtes prêt à les rendre visibles pour l’équipe, cliquez et faites glisser les tâches dans la zone de vue en plan. Les utilisateurs de base doivent planifier leurs tâches en cliquant dessus et en les faisant glisser dans le plan pour que tous les utilisateurs restent engagés dans le processus
Conseil : Demandez aux utilisateurs de base de préparer des tickets avant les sessions de planification pour faire gagner du temps à tout le monde.
Maintenant que vous et votre équipe avez créé une séquence de tickets, vous pouvez facilement créer des liens pour les tickets avec des prédécesseurs ou entre des tickets dépendants. Pour établir un lien visuel entre les tickets, cliquez sur le ticket dépendant pour l’ouvrir, faites un clic droit sur le ticket prédécesseur et sélectionnez Définir comme prédécesseur. Pour supprimer un lien entre des tickets, cliquez sur le ticket dépendant et cliquez avec le bouton droit sur le ticket Prédécesseur pour sélectionner Supprimer le prédécesseur.
Si la tâche prédécesseur est repoussée et crée une tâche dépendante en retard, une bordure rouge apparaîtra autour du ticket dépendant. Les tickets avec des contours rouges doivent toujours être discutés entre les utilisateurs concernés par les tickets.
Les liens entre les tickets sont conçus pour stimuler la conversation. Touchplan ne suppose pas que toute la chaîne de tâches est repoussée lorsqu’une seule tâche est en retard. Au lieu de cela, Touchplan est conçu pour encourager les utilisateurs clés à communiquer et à rechercher des solutions potentielles, en reconstruisant leur plan en conséquence.
Conseil : ajouter trop de liens peut prêter à confusion. Utilisez cette fonctionnalité avec parcimonie car elle est conçue pour informer votre équipe des relations critiques entre deux tickets.
Comment suivre les engagements et les raisons des écarts
Une fois que vous avez créé votre plan, vous êtes prêt à commencer à épingler vos tickets pour suivre les engagements et les raisons des écarts.
Une fois que vous et l’équipe de projet avez planifié et planifié le travail pour la semaine à venir, vous voudrez suivre la façon dont chacun accomplit ses tâches tout au long de la semaine. Pour suivre l’état de vos tickets, vous voudrez les épingler dans le plan.
Pour épingler la valeur de travail de la semaine à venir, déplacez la zone ombrée en bleu appelée la période suivante pour inclure les sept jours à venir (utilisez les flèches blanches pour cliquer et faire glisser cette zone sur la chronologie pour ajuster). Lors de votre réunion hebdomadaire, assurez-vous que tous les billets des sept prochains jours sont programmés là où ils devraient être. Cliquez sur Promesse maintenant en haut de la période suivante, et la période suivante sera décalée d’une semaine.
La période actuelle ombragée en vert apparaîtra et mettra en évidence la valeur de travail de la semaine à venir. Tous les tickets de la période actuelle auront une épingle noire placée dessus et les utilisateurs devront mettre à jour les tickets tout au long de la semaine comme étant complets à temps, en avance ou en retard.
Astuce : Épinglez le travail à la fin de chaque réunion hebdomadaire pour vous assurer que le travail est épinglé le même jour semaine après semaine.
La partie la plus cruciale des tâches d’épinglage est sans doute le travail de suivi de la mise à jour des statuts de ce travail épinglé. Les utilisateurs disposent de quatre options de mise à jour :
- Terminé comme prévu/dans les délais : marqué d’une épingle verte
- Précoce : marqué d’une épingle bleue
- Tardif : marqué d’une épingle rouge
- Replanifier/replanifier : marqué d’une épingle rouge
Si une tâche a été terminée à temps, faites un clic droit sur la tâche, sélectionnez Terminer comme prévu, et l’épingle deviendra verte.
Si une tâche a été achevée en retard ou en avance, cliquez avec le bouton droit sur la tâche, sélectionnez Terminer avec les modifications, puis sélectionnez la date de début réelle, la date de fin et fournissez une raison d’écart. Les utilisateurs devront enregistrer une raison d’écart afin d’enregistrer les modifications apportées au ticket, mais les raisons d’écart vous permettent de donner votre version de l’histoire et d’expliquer pourquoi le travail n’a pas été terminé à temps. Cliquez sur Terminé et Enregistrer.
Si une tâche n’a pas été démarrée et doit être replanifiée, cliquez sur le ticket et faites-le glisser vers la nouvelle date de début et de fin planifiée. Ajoutez ensuite une raison d’écart pour expliquer pourquoi le travail doit être replanifié et sélectionnez Terminé.
Conseil : demander aux utilisateurs de base de mettre à jour leurs tâches avant la réunion hebdomadaire permettra à votre équipe de gagner du temps lors de ces réunions. Vous n’aurez qu’à parler des travaux qui n’ont pas été terminés à temps.